こんにちは！「税理士補助スタッフのしごと帖」を運営しているゆずまるです。
私はもともと銀行員として10年ほど、窓口や個人営業を担当していました。その後、FP1級の取得をきっかけに「もっと専門的なスキルを身につけたい！」と一念発起。現在は税理士事務所に転職し、20社ほどの法人のお客様を担当しながら、月次監査や決算業務に奔走する毎日を送っています。
税理士事務所の仕事って、やりがいはあるけれど……正直に言って「地味で大変な作業」が多くないですか？通帳のコピーを1行ずつ入力したり、山のようなレシートと格闘したり。私も今の事務所に入ったばかりの頃は、「これ、いつ終わるんだろう……」と遠い目…
でも、そんな私が「Excel VBA」や「Python（パイソン）」、さらには「AI」を少しずつ活用し始めたことで、仕事の景色がガラッと変わりました。今日は、私が実際にやってみた業務改善の中身とその変化についてお話ししようと思います！
「地獄の入力作業」、どう乗り越えるか
税理士補助スタッフにとって、避けて通れないのが「仕訳の入力」ですよね。特にお客様から預かる通帳のコピーや、クシャクシャになったレシートたち。これらを一つずつ会計ソフトに打ち込んでいく時間は、集中力も削られるし、ミスも怖い…。
そこで私はまず、AIを使って「通帳やレシートをスキャンして、自動で会計ソフトに取り込める形にするアプリ」を自作してみました。もちろん、私はプログラミングの知識は皆無です。ChatGPTに「こういう動きをするプログラムを作りたいんだけど、どうすればいい？」と相談しながら、少しずつ形にしていったんです。
最初はエラーばかりで泣きそうになりましたが、いざ動いた時の感動は忘れられません！スキャンした画像から文字を読み取り、日付、金額、摘要を判別してCSVデータにする。それを会計ソフトにインポートするだけで、入力作業の8割が終わってしまう。
銀行員時代に手書きの伝票と格闘していた頃の自分に教えてあげたい…！笑
「印刷ボタン」を押し続ける日々からの卒業
次に着手したのが、地味にストレスだった「総勘定元帳の印刷」と「メッセージボックスの確認」の自動化です。
決算期になると、何十社分もの総勘定元帳をPDF化したり印刷したりする必要がありますよね。一つひとつの会社を選んで、期間を設定して、出力して……という作業を繰り返すのは、苦行でしかありませんでした。
この解決には「パワーオートメイト（Power Automate）」というツールを使いました。これは、「マウスをここに合わせてクリックする」「この文字を入力する」といったパソコン操作を記憶させて自動化する、いわばカスタマイズできるロボットです（しかも無償！）。ボタン一つで、パソコンが勝手に会社を切り替えて元帳を次々と書き出してくれる姿を見たときは、かなり感動しました…！
また、国税庁の「メッセージボックス」の確認も、今までは一件ずつログインして新着がないかチェックしていましたが、これも自動で巡回して内容を印刷する仕組みを作りました。「いつ届くかわからない通知」を待つ不安から解放されるのは、精神衛生上とても良かったです！
VBAやPythonを触り始めてから、仕事が「ワクワク」に変わった
「そんな難しいこと、自分にはできない」と思う方もいらっしゃるかもしれません。私も最初はそうでした。でも、VBAやPythonといったプログラミングを少しずつ学び始めると、今まで「ただの作業」だった仕事が「パズルを解くようなクリエイティブな仕事」に変わっていったんです。
「この単純作業、もっと楽にできるんじゃないかな？」と考える癖がつくと、20件の法人担当の重圧も、少しずつ軽くなっていきました。増減分析や損益予測といった、本来時間をかけるべき「数字の分析」に時間を割けるようになったのが、何よりの収穫です。
実務の大変さを知っているからこそ、伝えたいこと
税理士事務所の仕事は、決してきれいごとだけではありません。細かい数字のズレに悩み、お客様とのコミュニケーションに苦労し、法改正に振り回される……本当に大変な仕事です。
だからこそ、私は「テクノロジーで少しでも現場を楽にしたい」と思っています。私が作った仕組みも、最初はたった数分の短縮だったかもしれません。でも、その積み重ねが「心に余裕」を作ってくれます。
もしあなたが今、山積みの資料を前に溜め息をついているなら、まずはExcelの小さな関数ひとつ、あるいはAIに「これをもっと楽にする方法はある？」と聞くことから始めてみませんか？バリバリ文系の私にもできたのですから、みなさんにもきっとできます！
まとめ：小さな一歩が、大きな余裕を生んでくれる
今回は、私が税理士事務所での実務をAIやVBAで改善してきた体験談をお伝えしました。
・スキャンアプリで入力作業を激減させる
・パワーオートメイトで単純な印刷作業を自動化する
・VBAやPythonを「時間を生む道具」として活用する
大切なのは、最初から完璧を目指さないことです。身近な「ちょっと面倒だな」と思う作業を一つ見つけて、それをどうすれば自動化できるか考えてみる。その好奇心こそが、私たちの働き方を大きく変える鍵になります。
これからも、このブログでは税理士補助スタッフの目線で、実務に役立つリアルな情報を発信していきます。一緒に、もっと楽しく、もっとスマートに働ける未来を作っていきましょう！
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